Getting Things Done 2

Getting Things Done ist eine Methode von David Allen zum effizienten und zielgerichteten Selbstmanagement, die sich in der Praxis bewährt hat.

Im Grunde besteht die Methode aus folgenden Phasen (zusammengefasst):

1. Posteingang entrümpeln
2. Aufgaben in Teilaufgaben herunter brechen
3. Aufgaben planen und priorisieren
4. Loslegen mit erster Aufgabe

Leeres Blatt Problem

Mit einem Problem des Stillstands kommt diese Methode jedoch nicht klar, die ich das "Leere Blatt"-Problem nenne.

Als ich Tutor der Informatik an der Uni zu Köln war, fiel mir auf, dass relativ viele Studenten manche Aufgaben nicht lösen konnten, obwohl sie alle notwendigen Verfahren und Strukturen sehr wohl kannten. Sie saßen nach 15 Minuten immer noch vor einem leeren Blatt Papier und wussten nicht, wie sie anfangen sollten.

Diese Aufgaben waren nicht einmal schwerer oder unverständlicher als jene, die sie problemlos lösen konnten. Aber sie hatten einen Unterschied: Sie erforderten einen zündenden Gedanken, der offensichtlich fehlte.

Kaum hatte ich einen kleinen Hinweis gegeben, legten sie los. Manche kamen schnell wieder ins Stocken. Das waren jene, die den Gedanken verstanden haben, aber den Bezug zur Aufgabe nicht gleich erkannten.

Aber danach lief alles von alleine.

Das Problem war also nicht eine große Aufgabe, die nicht herunter gebrochen werden konnte, sondern eine Problemstellung die keinen Ansatzpunkt zu haben schien.

Leeres Blatt Problem lösen

Wie löse ich jedoch das Problem, wenn ich selbst betroffen bin, auf ein leeres Blatt starre und keinen Tutor oder Kollegen zur Hand habe? Das Problem kann ich schlecht herunter brechen, wenn ich es nicht greifen kann. Also versuche ich es nicht zu erzwingen.

Ich überlege mir einfach ein neues Problem! Ich stelle mir selbst eine neue Aufgabe, die ähnlich wie mein Problem ist, die mir jedoch subjektiv leichter fallen würde. Es gibt nur einen Anspruch: ich selbst muss in der Lage sein, eine Lösung des neuen Problems in eine Lösung des Originalproblems überführen zu können.

Das neue Problem wird jetzt sicher ebenfalls ein "Leeres Blatt"-Problem sein. Sonst wäre es vorher gar nicht so schwer gefallen. Es ist also einfacher, aber nicht unbedingt lösbarer geworden.

Deswegen setze ich dieses Verfahren sukzessiv fort, bis ich an einen Punkt gelange, an dem die Lösung des aktuellen leichtesten Problems nur noch eine Fleißaufgabe ist, die ich nun auch herunter brechen und planen kann.

Die einzelnen Schritte von der schweren Aufgabe zur leichten sind ebenfalls nur Fleißaufgaben, die ich genauso planen und priorisieren kann.

Dieses Verfahren ist keine neue Erfindung! Es ist vielmehr ein altes bekanntes Verfahren aus der Mathematik: der Induktive Beweis.

Der Trick ist, dass ein Ansatzpunkt fehlt. Diesen kann ich aber schlecht erraten. Also hangele ich mich Schritt für Schritt zurück zum Ursprung, bis ich einen Ansatz finde, der greifbar erscheint. Nun muss ich nur den gegangenen Weg erfassen.

Das mag vielleicht kompliziert klingen, ist jedoch etwas das wir sehr gut kennen und problemlos meisten können

Ein fiktives Beispiel: Im Urlaub erkunde ich eine Stadt mit einem Mietwagen. Plötzlich bleibt dieser einfach liegen. Tot - nichts geht mehr. Und das ausgerechnet in einem scheinbar menschenleeren Viertel.

Ich weiß, dass ich heute irgendwie zurück zur Autovermietung kommen muss, um den Schaden zu melden. Das ist ein Problem, denn ich weiß weder wo ich bin, noch wo die Autovermietung und mein Hotel von hier aus liegen.

Ich könnte mich hin hocken und über die Lösung sinnieren und mich dem "Leeren Blatt"-Problem ergeben. Aber mir wird sicherlich keine Stadtkarte mit meinem aktuellen Standort vom Himmel in den Schoß fallen.

Die Meisten würden sich in so einer Situation einfach eine Richtung aussuchen und losgehen. Sie würden so lange gehen, bis irgendetwas vertraut erscheint. Weil ich das Auto zurückgelassen habe, präge ich mir den Weg besonders gut ein, damit ich ihn der Autovermietung später auf dem Stadtplan zeigen kann.

Man geht auf diese Art sicher nicht den kürzesten Weg und man wird eventuell das eine oder andere Mal umkehren müssen. Aber man wird schneller zum Ziel kommen und das Problem lösen, als wenn man verharren und warten würde.

Getting Things Done 2

Diese Beobachtung führte mich zu einer Modifikation der GTD Methode:

1. Posteingang entrümpeln
2. Aufgaben in Teilaufgaben herunter brechen
   • klare Aufgaben in Teilaufgaben herunter brechen
   • unklare Aufgaben sukzessiv vereinfachen
     • Problem vereinfachen
     • Vereinfachung als Aufgabe notieren
     • mit vereinfachten Problem bei 2. weiter machen
3. Aufgaben planen und priorisieren
4. Loslegen mit erster Aufgabe

Schlusswort

Dies soll kein Loblied auf einen unreflektierten Aktionismus sein. Planung ist ein essentieller Bestandteil des Selbstmanagements. Aber manche Probleme lassen sich nicht einfach in Teilaufgaben herunter brechen. Sie müssen auf einfache Probleme zurückgeführt werden. Dies ist kein Buch mit sieben Siegeln, sondern einfach eine Sache der Übung.