Prozesse zwischen Nutzen und Overhead

Overhead entsteht durch Prozesse und ist nach agilen Gesichtspunkten „Waste“ (Müll). Darum sind Prozesse „Waste“. Alles was nicht Arbeit am Produkt ist, ist Waste.

Es erscheint auf den ersten Blick nachvollziehbar und wird daher auch oft so verstanden oder sogar propagiert. Gerade in der Softwareentwicklung, in der sich Anforderungen schnell ändern, gehören agile Methoden seit Jahren zum Standard. Und genauso oft gehört es zum guten Ton, jegliche Form von Prozessen zu boykottieren oder zumindest zu missbilligen. Mit hochgehaltenem Manifest wird gefordert, man möge sich doch nach den Menschen richten und nicht nach Prozessen.

Nicht alle Prozess sind gleich

Wie kann es sein, dass Prozesse so ein Problem werden? Unagil sind Prozesse nicht per se. Scrum zum Beispiel wird in Softwareentwicklungsteams gerne als Prozess angenommen. Hier stößt man kaum auf Wiederstand. Scrum versteht sich als agiler Prozess und dieses Marketing kommt an. Es wird nicht als unagil verstanden und daher eher akzeptiert. Dabei ist es ganz offensichtlich ein Prozess.

Regeln engen ein

Prozesse passen nicht, sind aufwendig, kosten viel Zeit. – So das Mantra, dass so mancher Entwickler aufsagt. Nicht selten werden Prozesse mit nahezu religiöser Emotionalität diskutiert und hinterlassen nach einer klaren Ansage der Führung - Gesichter voller Resignation.

Prozesse kommen aber in der Regel in Form von Vorschriften und Regeln daher. Regeln sind Spielverderber. Sie verbieten kürzeste Wege und zwingen zu Umwegen. Sie schreiben Tätigkeiten vor, auf die man keine Lust hast oder beschneiden die persönlichen Freiheiten.

„Ich kann so nicht effizient arbeiten!“ ist ein häufiger Satz, in dem sich der Unmut über die einengende Natur der Prozesse entlädt.

Management gegen Mitarbeiter

So mache Führungskraft ist da auch mal gerne geneigt nachzugeben und weicht Prozesse auf oder sieht vertrauensvoll weg, um dem eigenen Team etwas mehr Spielraum zu geben. Das geht dann eine Weile gut. Bald darauf kommt es zum Vorfall, bei dem die Augen nicht mehr verschlossen werden können.

Nicht selten versagt die Abstimmung im Team und es kommt zum Terminverzug, Kostenanstieg und Qualitätsrückgang. Spätestens wenn klar wird, dass die Abweichung vom Prozess eine der Ursachen war, wird als direkte Gegenreaktion die strikte Einhaltung der Prozesse gefordert. Das Team schluckt die bittere Pille und es herrscht dicke Luft.

Unterschiedliche Sichtweisen auf Prozesse

Führungskräfte setzen Prozesse nicht ohne Grund ein. Meist sind sie das probate Mittel, um einmal aufgetretene Probleme oder Mehraufwände zu vermeiden und systematisch und nachhaltig zu umschiffen. Gegossen in Regeln werden sie kommuniziert und sind als Anweisungen klar verständlich. Es ist eine Kunst für sich, die richtigen Regeln zu finden, welche das gewünschte Ergebnis bringen sollen.

Die vom Prozess betroffenen ihrerseits verstehen solche Regeln eher als Einschränkung, Einengung, Entmachtung oder Strafe für einen früheren Vorfall. Zudem werden viele Regeln als veraltet, sinnlos oder sogar als widersprüchlich betrachtet und nur wiederwillig befolgt.

Nutzen von Prozessen

Prozesse sind Konventionen, die es erlauben ein ständiges (erneute) Abstimmen im Team zu vermeiden, in dem die Abstimmung einmalig geklärt und langfristig geregelt wird. Prozesse helfen Übergabepunkte zu definieren und grenzen Aufgabengebiete ein. - Nicht um einzuengen, sondern um Freiräumen zu definieren, die nicht durch Andere verletzt werden. Klare Übergabepunkte beschleunigen die Übergabe und erlauben ein asynchrones und dadurch voneinander freies Arbeiten.

Doch was als Abstimmung gemeint ist – kommt als Vorschrift an. Was als Freiraum gemeint ist – kommt als Begrenzung an. Und was als freies Arbeiten gemeint ist – kommt als Isolation an.

Die Kluft muss man aktiv schließen

Natürlich gibt es auch veraltete Prozesse, verkrustete Strukturen und Unsinn mit System. Daran zweifelt niemand. Doch nicht jeder Prozess ist „Waste“. Ob ein Prozess einen Nutzen hat oder nicht, ist leider für die meisten nicht erkennbar. Das liegt jedoch an der Form der Prozesse.

Prozesse und Regeln sollten immer zusammen mit ihrem Nutzen festgehalten und vermittelt werden.

Eine Regel mit Erklärung ist verständlich und nachvollziehbar. Vor allem aber ist ihr Nutzen klar erkennbar. Veraltete Regeln sind nicht an ihrem Alter erkennbar. Vielmehr ist ihr Bezug nicht mehr gegeben. Doch das ist selten erkennbar. Sind die Regeln jedoch mit ihrem Nutzen erläutert, ist schnell sichtbar, ob die Grundlage der Regel noch gegeben oder bereits überholt ist.

Fazit

Prozesse können Werte schaffen oder zerstören. Statt die Fronten zu verhärten sollten die Regeln diskutabel bleiben. Dies geht nur, wenn der Zweck klar und verständlich ist. – Nicht nur die Anweisung.

Gerade die Akzeptanz von Prozessen hängt primär davon ab, dass ihr Nutzen für jeden leicht nachvollziehbar ist.

Daher sollte es jeder Führungskraft am Herzen liegen, die geltenden Regeln und Prozesse klar mit Ihrem Nutzen zu kommunizieren. Solche Prozesse sind dann kein „Waste“.